Welke verantwoordelijkheden heeft u als opdrachtgever tijdens een bouwproject?
Bijgewerkt op: 2 dagen geleden
Wanneer u een aannemer opdracht geeft om een woning te bouwen of een omvangrijk bouwproject uit te voeren, lijkt de taakverdeling op het eerste gezicht eenvoudig.
De aannemer bouwt.
U betaalt.
In de praktijk ligt dat anders.
Tijdens een bouwproject moeten voortdurend keuzes worden gemaakt, informatie worden aangeleverd en beslissingen worden genomen. Een deel daarvan ligt bij de aannemer, architect of adviseur, maar een ander deel blijft uiteindelijk bij u als opdrachtgever.
Juist die verantwoordelijkheden van de opdrachtgever tijdens een bouwproject worden gemakkelijk onderschat.
Niet iedere vraag vanuit de aannemer is namelijk een bouwtechnische beslissing die hij zelf kan nemen. Soms kan hij eenvoudigweg niet verder totdat u een keuze heeft gemaakt.
De aannemer kan niet iedere keuze voor u maken
Een aannemer heeft opdracht gekregen om een bepaald werk uit te voeren.
Binnen die opdracht heeft hij uiteraard een eigen verantwoordelijkheid voor de manier waarop hij zijn werkzaamheden uitvoert. Maar hij kan niet zelfstandig beslissen hoe uw woning er uiteindelijk uit moet zien of welke persoonlijke keuzes u wilt maken.
Denk bijvoorbeeld aan:
welk sanitair u wilt;
welke tegels worden toegepast;
waar bepaalde stopcontacten moeten komen;
welke keuken u kiest;
welk type vloerafwerking wordt aangebracht;
welke kleuren of materialen u wenst;
welke indeling u kiest wanneer meerdere mogelijkheden bestaan.
Dat zijn geen keuzes die een aannemer zomaar voor u behoort te maken.
Wanneer de aannemer vraagt:
“Welke tegel wilt u hier hebben?”
kan het antwoord dus niet onbeperkt worden uitgesteld terwijl tegelijkertijd wordt verwacht dat de planning ongewijzigd doorgaat.
Een kleine keuze kan grote gevolgen hebben voor de planning
Voor een opdrachtgever lijkt een beslissing soms nog ver weg.
De badkamer wordt bijvoorbeeld pas over twee maanden betegeld. Waarom zou de tegel dan vandaag al gekozen moeten worden?
Omdat er achter één ogenschijnlijk eenvoudige keuze een hele keten kan zitten.
De tegel moet worden besteld.De levertijd moet bekend zijn.De maatvoering kan invloed hebben op het legplan.De dikte kan gevolgen hebben voor aansluitingen.De tegelzetter moet worden ingepland.Andere werkzaamheden kunnen daarvan afhankelijk zijn.
Wordt de keuze drie weken te laat gemaakt en blijkt vervolgens dat de tegel zes weken levertijd heeft, dan kan de aannemer die verloren tijd niet altijd zomaar ergens anders in de planning opvangen.
Daarom is het bij iedere keuze belangrijk om niet alleen te vragen:
“Wanneer hebben we dit nodig?”
maar ook:
“Wanneer moet hierover besloten zijn om het op tijd beschikbaar te hebben?”
Dat is een wezenlijk verschil.
Ook informatie moet tijdig beschikbaar zijn
Niet alleen keuzes kunnen de uitvoering beïnvloeden.
De aannemer kan voor zijn werkzaamheden afhankelijk zijn van informatie van andere partijen die door of namens de opdrachtgever zijn ingeschakeld.
Denk aan:
constructieberekeningen;
installatietekeningen;
architectentekeningen;
detailtekeningen;
gegevens van de keukenleverancier;
keuzes van een interieurarchitect;
informatie over installaties of apparatuur;
gegevens die voor vergunningen, meldingen of kwaliteitsborging nodig zijn.
Wie verantwoordelijk is voor het aanleveren daarvan, hangt af van de overeenkomst en de gekozen projectorganisatie.
Onder de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen ligt bij projecten waarop die regeling van toepassing is bijvoorbeeld ook een verantwoordelijkheid bij de initiatiefnemer om ervoor te zorgen dat de benodigde informatie tijdig bij de gemeente terechtkomt. Architecten, adviseurs en aannemers kunnen daarbij ondersteunen, maar daarover moeten vooraf duidelijke afspraken worden gemaakt.
Het is dus te eenvoudig om ervan uit te gaan dat alles wat voor de bouw nodig is automatisch de verantwoordelijkheid van de aannemer is.
Een praktijkvoorbeeld: de keuken is nog niet definitief
Stel dat in een nieuwbouwwoning een keuken wordt geplaatst.
Op de tekeningen staat ongeveer waar de keuken komt, maar de definitieve keuken is nog niet besteld.
De installateur moet ondertussen weten:
waar de spoelbak komt;
waar de vaatwasser staat;
waar water en afvoer nodig zijn;
waar wandcontactdozen moeten komen;
waar de kookplaat wordt geplaatst;
welk elektrisch vermogen daarvoor nodig is;
of er een afzuigkanaal nodig is;
waar verlichting of andere aansluitingen komen.
Zonder definitieve keukeninformatie kunnen bepaalde werkzaamheden niet verantwoord worden afgerond.
De opdrachtgever kan dan zeggen:
“De keuken komt pas veel later, dus daar hebben we toch nog tijd voor?”
Voor de keuken zelf misschien.
Voor de leidingen die straks achter een gestucte wand of onder een afgewerkte vloer verdwijnen niet.
Dit is een typisch voorbeeld waarbij een keuze van de opdrachtgever veel eerder nodig kan zijn dan het moment waarop het gekozen product daadwerkelijk wordt geplaatst.
Wie is verantwoordelijk wanneer een keuze te laat wordt gemaakt?
Daar bestaat geen universeel antwoord op.
Eerst moet worden gekeken naar de overeenkomst, de planning, gemaakte afspraken en de informatie die partijen elkaar hebben gegeven.
Heeft de aannemer tijdig aangegeven dat uiterlijk op een bepaalde datum een beslissing nodig was?
Was voor de opdrachtgever duidelijk welke gevolgen uitstel kon hebben?
Of vraagt de aannemer plotseling op vrijdag om een beslissing die maandag al uitgevoerd moet worden, terwijl daar eerder nooit over is gesproken?
Ook hier werkt verantwoordelijkheid twee kanten op.
Van een opdrachtgever mag worden verwacht dat noodzakelijke beslissingen worden genomen.
Van een professionele aannemer mag tegelijkertijd worden verwacht dat hij tijdig aangeeft welke informatie of beslissing hij nodig heeft en wanneer hij die nodig heeft.
Een planning waarin alleen staat wanneer iets wordt uitgevoerd, maar niet wanneer de opdrachtgever zijn keuzes moet hebben gemaakt, kan daardoor in de praktijk te weinig informatie geven.
Een opdrachtgever mag van gedachten veranderen
Tijdens een bouwproject veranderen wensen.
Dat is niet vreemd.
Een ruimte blijkt in werkelijkheid anders te voelen dan op een tekening. U ziet een ander materiaal dat u mooier vindt. Of u ontdekt tijdens de uitvoering dat een andere indeling praktischer zou zijn.
Als opdrachtgever kunt u daarom vragen om een wijziging.
Maar een nieuwe wens is niet hetzelfde als een fout van de aannemer.
Wanneer een reeds afgesproken situatie wordt gewijzigd, kan dat gevolgen hebben voor:
materiaal;
arbeid;
reeds uitgevoerde werkzaamheden;
engineering;
onderaannemers;
levertijden;
kosten;
planning.
Het enkele feit dat het bouwproject nog niet is afgerond, betekent dus niet dat iedere keuze nog zonder gevolgen kan worden veranderd.
Hoe meer u zelf rechtstreeks aanstuurt, hoe belangrijker duidelijke verantwoordelijkheden worden
Bij particuliere bouwprojecten gebeurt het regelmatig dat een opdrachtgever steeds actiever bij de uitvoering betrokken raakt.
Er wordt rechtstreeks met de elektricien gesproken.
De tegelzetter krijgt tijdens het werk nog een aanwijzing.
Met de timmerman wordt afgesproken dat een wand toch iets wordt verplaatst.
Dat lijkt efficiënt.
Maar vervolgens kan de aannemer later zeggen:
“Die wijziging heeft u rechtstreeks met mijn onderaannemer afgesproken.”
En de opdrachtgever zegt:
“Maar hij werkt toch voor u?”
Daar ontstaat gemakkelijk onduidelijkheid.
Hoe meer mensen zelfstandig beslissingen kunnen nemen, hoe moeilijker het wordt om later vast te stellen wie waarvoor opdracht heeft gegeven en welke financiële of technische gevolgen daarbij horen.
Daarom is een duidelijke communicatielijn tijdens een bouwproject belangrijk.
Niet om het formeel ingewikkeld te maken, maar juist om discussie achteraf te voorkomen.
U hoeft niet alle technische kennis zelf te hebben
Dat u als opdrachtgever verantwoordelijk bent voor bepaalde keuzes, betekent niet dat u technisch moet kunnen beoordelen wat de beste oplossing is.
U mag deskundigen daarvoor inschakelen.
Sterker nog: bij complexe projecten is dat vaak verstandig.
Wanneer bijvoorbeeld verschillende technische oplossingen mogelijk zijn, behoort duidelijk te worden gemaakt:
welke mogelijkheden er zijn;
wat de voor- en nadelen zijn;
welke financiële gevolgen ze hebben;
welke invloed ze hebben op planning of onderhoud;
en welke beslissing uiteindelijk van u wordt gevraagd.
Dan kunt u als opdrachtgever een geïnformeerde keuze maken zonder zelf constructeur, installateur of uitvoerder te hoeven worden.
Het wordt lastig wanneer iedere bouwvraag bij u terechtkomt
Bij een omvangrijk bouwproject kunnen dit soort beslissingen zich snel opstapelen.
Een vraag over een tegel lijkt onschuldig.
Een vraag over elektra ook.
Een gewijzigd detail van de architect eveneens.
Een telefoontje over een onderaannemer kost misschien maar tien minuten.
Maar wanneer tientallen partijen gedurende maanden bij iedere afwijking, keuze of discussie rechtstreeks bij u terechtkomen, bent u ongemerkt niet alleen opdrachtgever meer.
U bent dan ook de dagelijkse coördinator van het project geworden.
En juist daar kan een bouwproject steeds meer beslag gaan leggen op uw werk, onderneming, gezin en vrije tijd.
Uw verantwoordelijkheid betekent niet dat u alles persoonlijk moet doen
Dit onderscheid is belangrijk.
U blijft opdrachtgever en bepaalde keuzes of bevoegdheden blijven uiteindelijk bij u liggen.
Maar dat betekent niet dat u persoonlijk alle informatie hoeft te verzamelen, iedere technische vraag hoeft te beoordelen en iedere dagelijkse beslissing zelf met de aannemer hoeft te bespreken.
Een directievoerder kan veel van deze werkzaamheden namens u organiseren.
Binnen een afgesproken mandaat kunnen zaken worden beoordeeld, afgestemd en waar mogelijk zelfstandig worden besloten.
Alleen beslissingen die buiten dat mandaat vallen of werkelijk uw persoonlijke keuze vragen, komen dan nog bij u terug.
Zo blijft uw zeggenschap behouden zonder dat u zelf de dagelijkse projectleiding hoeft te voeren.
BuildEasy brengt eerst duidelijkheid in wie waarvoor verantwoordelijk is
Wanneer BuildEasy in een complex of vastlopend bouwproject stapt, wordt daarom niet alleen gekeken naar wat de aannemer heeft gedaan.
Ook wordt gekeken naar de organisatie rondom het project.
Welke beslissingen staan nog open?
Wie had die moeten nemen?
Welke informatie ontbreekt?
Heeft de aannemer tijdig aangegeven wat hij nodig had?
Zijn wijzigingen duidelijk vastgelegd?
En welke beslissingen hoeft u als opdrachtgever eigenlijk helemaal niet persoonlijk meer te behandelen?
Daarmee ontstaat een veel eerlijker beeld van een project dan wanneer alleen wordt gekeken naar de vraag:
“Wie heeft er schuld?”
Het doel is om verantwoordelijkheden weer duidelijk te maken en ervoor te zorgen dat noodzakelijke beslissingen op het juiste moment en door de juiste persoon worden genomen.
Want goed opdrachtgeverschap betekent niet dat u alles zelf moet doen.
Het betekent vooral dat duidelijk is wie wat doet, wie wat beslist en wie waarvoor verantwoordelijk is.
