Aannemer loopt achter op planning: een planning haal je samen

Uw aannemer loopt achter op planning.

Voor veel opdrachtgevers is dat direct een reden tot onrust. Wanneer is mijn woning klaar? Waarom wordt de planning niet gehaald? Moet ik de aannemer hier harder op aanspreken?

Dat zijn logische vragen.

Maar alleen constateren dat een planning niet wordt gehaald, zegt mij nog niet zoveel.

Ik wil eerst weten waarom.

Soms loopt een project uit doordat de voorbereiding niet goed is, mensen ontbreken of werkzaamheden slecht op elkaar zijn afgestemd.

Maar soms wordt juist bewust van de planning afgeweken omdat dat technisch verstandiger is en de kwaliteit van het bouwwerk ten goede komt.

En als een bepaalde datum wél echt belangrijk is, kan niet alleen van de aannemer worden verwacht dat hij het probleem oplost.

Dan zullen opdrachtgever, aannemer én de mensen op de bouwplaats allemaal hetzelfde doel moeten nastreven.

Aannemer loopt achter op planning: kijk eerst naar de oorzaak

Wanneer een aannemer loopt achter op planning, zegt het aantal dagen of weken vertraging op zichzelf nog weinig. Het belangrijkste is waarom die achterstand is ontstaan. Is er slecht gepland, ontbreekt capaciteit of zijn onderaannemers niet goed aangestuurd? Of is er bewust tijd genomen omdat doorgaan onder de gegeven omstandigheden ten koste zou gaan van de kwaliteit?

Dat onderscheid bepaalt voor mij hoe je vervolgens met de planning omgaat.

Een bouwplanning is geen doel op zichzelf

Een bouwplanning is belangrijk.

Zonder planning weet niemand wanneer materialen nodig zijn, wanneer onderaannemers moeten komen en wanneer bepaalde beslissingen genomen moeten worden.

Maar een planning blijft een hulpmiddel om het project te sturen.

Het doel is uiteindelijk niet dat alle regels in een planning exact op de vooraf bedachte datum groen worden.

Het doel is een goed bouwwerk.

Dat onderscheid lijkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk wordt het nog weleens vergeten.

Bouwen gebeurt niet in Excel of op papier

Veel planningen worden in eerste instantie op kantoor gemaakt.

Daar wordt zo goed mogelijk bepaald wanneer de verschillende werkzaamheden uitgevoerd moeten worden.

Fundering in deze week. Betonvloer in die week. Houtskelet daarna. Dak dicht. Installaties erin. Afbouw.

Op papier kan dat perfect kloppen.

Maar bouwen gebeurt buiten.

Met mensen, materialen, leveringen, weersomstandigheden en werkzaamheden die allemaal van elkaar afhankelijk zijn.

Degene die dagelijks op de bouw staat, ziet daarom soms iets wat degene die maanden eerder de planning heeft gemaakt onmogelijk kon voorzien.

Dan moet je de ruimte hebben om opnieuw te kijken wat verstandig is.

Moet die betonvloer echt deze week worden gestort?

Neem een eenvoudig voorbeeld.

Volgens de planning moet in week 40 de betonvloer van een garage worden gestort en monolithisch worden afgewerkt.

Daarna moet bijvoorbeeld de houtskeletbouw op die vloer worden gemonteerd.

De vloer is dus belangrijk voor de voortgang van het project.

Maar week 40 blijkt een week met werkelijk hondenweer te worden. Vrijwel iedere dag regen en op de geplande stortdag een zeer grote kans op neerslag.

Dan kun je als opdrachtgever zeggen:

De vloer staat voor week 40 gepland, dus hij moet in week 40 worden gestort.

Maar daar wordt het bouwwerk niet automatisch beter van.

Wanneer ik opdrachtgever zou zijn, zou ik veel liever hebben dat de uitvoerder bij mij komt en zegt:

"We kunnen hem nu storten, maar gezien de omstandigheden stel ik voor dat we hem een week uitstellen. Dat is beter voor de kwaliteit."

Daar zou ik blij van worden.

Een week later klaar kan de verstandigste keuze zijn

Natuurlijk heeft zo'n beslissing gevolgen.

De houtskeletbouwer kan misschien niet beginnen wanneer dat oorspronkelijk was gepland. Andere werkzaamheden moeten mogelijk worden verschoven en uiteindelijk kan de totale planning een week opschuiven.

Maar die betonvloer maak je maar één keer.

Als een monolithisch afgewerkte vloer slecht wordt, kijkt u daar mogelijk nog jarenlang tegenaan.

Die ene week vertraging?

Wanneer uw woning eenmaal goed is opgeleverd, bent u die waarschijnlijk vrij snel vergeten.

Een week vertraging bent u na de oplevering snel vergeten. Naar slecht uitgevoerd werk kunt u nog tientallen jaren kijken.

Dat is voor mij één kant van planning.

Niet blind een datum volgen wanneer dat ten koste gaat van de kwaliteit.

Maar soms is een datum wél ontzettend belangrijk

Er bestaat ook een totaal andere situatie.

Ik heb in het verleden meegewerkt aan de realisatie van een koffie-extractiebatterij. Daar was de planning niet zomaar een richtlijn.

Die installatie moest binnen een bepaalde periode gereed zijn.

Daar zat voor de opdrachtgever een duidelijk bedrijfsmatig belang achter.

Dan verandert de discussie volledig.

Je kunt dan niet eenvoudig zeggen:

Het is koud buiten, dus we schuiven het betonwerk wel een paar weken op.

De vraag wordt dan:

Wat moeten we doen om ondanks die omstandigheden toch zo dicht mogelijk bij de planning te blijven?

Dan moet je de omstandigheden creëren waarin het wél kan

Voor het betonwerk werkten we met een vaste cyclus.

Bekisting, wapening, storten, ontkisten, de bekisting verplaatsen en vervolgens weer door naar de volgende stort.

Bij lage temperaturen ontstaat dan een praktisch probleem.

Beton ontwikkelt zijn sterkte langzamer. Als het beton de volgende dag nog onvoldoende sterkte heeft, kun je niet zomaar de bekisting loshalen en opnieuw inzetten.

Daarmee valt de hele cyclus uit elkaar.

Mij werd daarom gevraagd wat we konden doen om het betonwerk toch redelijk strak bij de planning te houden.

We hebben toen voorgesteld om rondom het werk tijdelijke tenten te maken met steigers en krimpfolie en die ruimtes met grote dieselkachels te verwarmen.

Daarnaast werd bij de beton tijdens de productie warm water gebruikt zodat het proces sneller op gang zou komen bij de lagere temperaturen.

Het doel was simpel:

De omstandigheden zodanig beïnvloeden dat we onze stortcyclus zo goed mogelijk konden blijven volgen.

Een harde planning heeft consequenties

Maar zulke maatregelen kosten geld.

Werkvoorbereiding heeft de extra kosten daarom inzichtelijk gemaakt.

De opdrachtgever had zelf een groot belang bij het halen van de planning en stemde in met de extra maatregelen.

Dat is voor mij een heel belangrijk punt.

Je kunt als opdrachtgever niet aan de ene kant zeggen dat een bepaalde datum absoluut gehaald moet worden en aan de andere kant verwachten dat alleen de aannemer alle consequenties daarvan draagt.

Wanneer een planning werkelijk belangrijk is, moet je gezamenlijk bekijken wat daarvoor nodig is.

Technisch.

Organisatorisch.

Financieel.

En soms ook menselijk.

Een planning haalt u samen

Om de stortdata te blijven halen, moest er ook bijna dagelijks worden overgewerkt.

Dat kun je natuurlijk simpelweg aan het personeel opleggen en hopen dat iedereen het wekenlang volhoudt.

Maar ook daar kun je anders mee omgaan.

Naast Douwe Egberts zat destijds een bowlingbaan. Ik heb gevraagd of zij iedere dag warme maaltijden voor onze ploeg konden verzorgen.

Mijn werkgever betaalde die maaltijden.

Iedere avond fatsoenlijk warm eten voor de mensen die langer doorwerkten.

Dat werkte uiteindelijk zo goed dat er bijna ruzie ontstond over wie er mocht overwerken.

Dat klinkt misschien als een klein detail.

Maar voor mij zit daar precies de essentie van een goede planning.

Iedereen droeg iets bij aan hetzelfde doel.

De opdrachtgever accepteerde de extra kosten omdat hij belang had bij de planning.

De aannemer organiseerde de technische maatregelen.

Werkvoorbereiding rekende uit wat daarvoor nodig was.

En de mensen op de bouwplaats leverden de extra inspanning om de cyclus daadwerkelijk vol te houden.

Dan werk je werkelijk samen aan een planning.

Alleen tegen de aannemer zeggen dat hij harder moet lopen werkt niet

Wanneer een project achterloopt, zie ik nog weleens dat alle druk automatisch bij de aannemer wordt gelegd.

De planning moet gehaald worden.

De aannemer moet sneller.

Er moeten meer mensen komen.

Er moet worden overgewerkt.

Maar zo eenvoudig is het meestal niet.

Misschien moet de opdrachtgever sneller beslissingen nemen.

Misschien moet meerwerk eerder worden goedgekeurd.

Misschien zijn tijdelijke voorzieningen nodig.

Misschien kost versnellen extra geld.

Misschien moeten onderaannemers anders worden ingepland.

En misschien is er technisch gewoon een grens aan wat nog verantwoord kan worden versneld.

Een planning haal je niet door steeds harder naar de datum te wijzen.

Je haalt hem door gezamenlijk de voorwaarden te creëren waaronder die planning ook haalbaar is.

Meerwerk en wijzigingen hebben bijna altijd invloed

Tijdens een bouwproject verandert bovendien bijna altijd iets.

Er komt meerwerk bij.

Er worden keuzes gewijzigd.

Een detail wordt aangepast.

De opdrachtgever besluit toch iets anders te willen.

Dat heeft niet alleen gevolgen voor de prijs.

Het kan ook gevolgen hebben voor de bouwtijd.

Daarom heeft het weinig zin om maanden later alleen de oorspronkelijke planning erbij te pakken en te doen alsof alles onderweg exact hetzelfde is gebleven.

Je moet naar het actuele project kijken.

Wat is veranderd?

Wat is erbij gekomen?

Welke invloed heeft dat gehad op de uitvoering?

En welke mogelijkheden zijn er nog om verloren tijd terug te winnen?

Soms moet de aannemer worden aangesproken

Dat betekent absoluut niet dat iedere vertraging daarmee acceptabel is.

Er zijn genoeg projecten die uitlopen door onvoldoende voorbereiding, te weinig capaciteit, slecht georganiseerde onderaannemers of simpelweg onvoldoende sturing.

Wanneer wekenlang nauwelijks iets gebeurt en niemand geloofwaardig kan uitleggen hoe de achterstand wordt ingehaald, moet daar gewoon iets van worden gezegd.

Maar ook dan wil ik eerst begrijpen waar het werkelijk misgaat.

Alleen roepen dat de aannemer vier weken achterloopt, lost niets op.

Waar zit het probleem?

Welke werkzaamheden liggen op het kritieke pad?

Welke beslissing ontbreekt?

Kan een volgende onderaannemer eerder beginnen?

Kunnen werkzaamheden parallel worden uitgevoerd?

Is extra inzet zinvol?

Of zijn we inmiddels op het punt gekomen waarop de wal het schip vanzelf keert?

De wal keert uiteindelijk altijd het schip

Dat gebeurt op ieder project.

Je kunt versnellen.

Meer mensen inzetten.

Overwerken.

Werkzaamheden anders faseren.

Tijdelijke voorzieningen maken.

Meer geld uitgeven.

Maar er zit uiteindelijk altijd een technische, organisatorische of menselijke grens aan.

Wanneer een planning niet meer realistisch is en iedereen blijft doen alsof hij toch gehaald gaat worden, corrigeert de werkelijkheid dat uiteindelijk vanzelf.

De wal keert het schip.

Alleen gebeurt dat dan meestal op het slechtst mogelijke moment.

Daarom is het veel verstandiger om vroeg met elkaar eerlijk te kijken naar wat nog haalbaar is.

Een goede planning vraagt om hetzelfde doel

Daar zit voor mij uiteindelijk de kern.

Opdrachtgever, aannemer en bouwplaatspersoneel moeten zoveel mogelijk hetzelfde doel nastreven.

Wanneer kwaliteit belangrijker is dan één week tijdwinst, moet je soms durven uitstellen.

Wanneer een einddatum werkelijk belangrijk is, moet je gezamenlijk bereid zijn om de maatregelen te nemen die nodig zijn om die datum te benaderen.

En dan kan niet alleen de aannemer een duit in het zakje doen.

Ook de opdrachtgever moet waar nodig sneller beslissen, extra maatregelen mogelijk maken en accepteren dat versnellen geld kan kosten.

En de mensen op de bouw moeten de middelen en omstandigheden krijgen om die extra inspanning daadwerkelijk te kunnen leveren.

BuildEasy kijkt daarom niet alleen naar de achterstand

Wanneer een opdrachtgever mij vertelt dat zijn bouwproject achterloopt, begint voor mij het gesprek pas.

Waarom loopt het achter?

Is de oorspronkelijke planning nog realistisch?

Wat is er onderweg veranderd?

Welke keuzes zijn bewust gemaakt vanwege kwaliteit?

Waar kan nog worden versneld?

Wat kost dat?

En welk belang heeft de opdrachtgever er werkelijk bij om een bepaalde datum te halen?

Pas wanneer je dat weet, kun je bepalen wat verstandig is.

Soms moet een aannemer stevig worden aangesproken.

Soms moet de opdrachtgever zelf sneller handelen.

En soms moet iedereen gezamenlijk accepteren dat één week later opleveren uiteindelijk de beste beslissing voor het project is.

Een planning haalt u samen.

En uiteindelijk woont u niet in de planning.

U woont in het bouwwerk.